O fluxograma na gestão de processos é uma ferramenta essencial para empresas que precisam definir e padronizar fluxos de produção. Isso porque, ao estabelecer etapas na realização de tarefas, é possível compreender possíveis gargalos e solucionar problemas assim que eles aparecem.
Além disso, o recurso permite registrar, de maneira visual, cada um dos processos que devem ser seguidos para a realização eficaz de determinada ação. Contudo, a elaboração do fluxograma na gestão de processos pode ser complexa, o que aponta para o uso de uma ferramenta BPMS, capaz de automatizar e facilitar o uso dele para o cotidiano corporativo.
Acompanhe conosco e entenda mais como criar um fluxograma eficaz e como ele pode ser aplicado nas tarefas empresariais. Boa leitura!
Afinal, o que é o fluxograma na gestão de processos?
Um fluxograma consiste na representação gráfica de um processo. A partir dele, busca-se observar de modo simples a sequência necessária para que as atividades aconteçam de forma contínua e correta.
Para isso, o fluxograma na gestão de processos utiliza símbolos padronizados para identificar diferentes elementos. Por exemplo, tarefas, decisões, fluxo de informações e até mesmo eventos. Dessa forma, a empresa é capaz de visualizar possíveis melhorias e comunicar de modo objetivo como um processo funciona.
Relação do fluxograma com a gestão de processos
O fluxograma desempenha um papel fundamental na compreensão e análise de processos existentes, bem como no mapeamento e documentação de novos processos. Por esse motivo, está intrinsecamente relacionado à gestão de processos, uma vez que permite identificar as etapas, os responsáveis, as decisões e os fluxos de informações.
Além disso, o uso do fluxograma na gestão de processos ajuda a padronizar a execução de tarefas, de modo a garantir continuidade e assertividade. Outro ponto importante na relação entre ambos, é que ela permite que todos os colaboradores compreendam e sigam as diretrizes estabelecidas pela empresa.
Símbolos mais utilizados em um fluxogramas
Ainda que possam ser criados símbolos específicos dentro de um fluxograma na gestão de processos, alguns deles são usuais e possuem fácil reconhecimento em diversos segmentos. Confira a seguir os mais comuns e o que significam:
Passo a passo para criar seu fluxograma na gestão de processos
Após entender os principais símbolos que compõem um fluxograma de processos, é hora de colocar a mão na massa e entender como elaborá-lo. Veja a seguir como criar o seu.
1 | Identifique o processo
Primeiramente, antes de pensar no fluxograma na gestão de processos, é preciso escolher quais ações ou atividades irão compor o recurso. Ou seja, deve-se compreender o objetivo, as atividades envolvidas e as interações com as outras partes.
Caso seja possível, não se esqueça de pensar sobre a natureza de cada ação. Faça perguntas simples como: a atividade exige decisão? Como se interliga com outros colaboradores? Dessa forma, o trabalho será facilitado para chegarmos ao segundo tópico.
2 | Faça a coleta de informações
Realizar uma análise detalhada do processo é essencial, mas para que isso aconteça, é importante conversar com as pessoas envolvidas, revisar documentos e observar como a atividade funciona. Para isso, a dica é documentar todas as etapas e informações relevantes.
3 | Determine símbolos e convenções
A terceira etapa exige a escolha de quais símbolos e convenções serão utilizados na criação do fluxograma na gestão de processos. Certifique-se aqui de que os símbolos escolhidos são de fácil compreensão por todos os colaboradores que farão parte do processo.
4 | Mapeamento das etapas
Comece desenhando o fluxograma a partir do ponto inicial e vá até a finalização do processo. Além disso, considere sempre ter uma sequência lógica de realização, onde as etapas, decisões e fluxos de informações façam sentido e tenham uma cronologia nas tarefas.
5 | Acrescente detalhes importantes
À medida que o fluxograma na gestão de processos começa a existir, é interessante incluir detalhes como responsáveis, entradas e saídas de informações, ferramentas, prazos e condições de decisões.
6 | Revise e valide
Após criar o fluxograma, faça uma revisão cuidadosa e garanta que ele esteja completo e correto. Para isso, verifique se todas as etapas estão compreensíveis, sem omissões ou ambiguidades. Caso tenha dúvida, o ideal é compartilhar com outras pessoas e fazer do processo de validação uma análise mais ampla.
7 | Considere atualizar o fluxograma na gestão de processos
Nenhum processo empresarial é fixo e permanente. Sendo assim, é importante manter a atualização do fluxograma, de acordo com futuras alterações nos processos. Lembre que há casos onde alguma etapa pode ser inserida ou removida.
8 | Compartilhe e use
Por fim, para que o fluxograma se torne parte da cultura da empresa, é necessário treinar e colocar em prática as etapas estabelecidas no recurso. Logo, sua empresa deve garantir o compartilhamento das informações e a acessibilidade do processo.
Conclusão
Em resumo, a utilização de fluxogramas em empresas desempenha um papel fundamental na gestão eficiente de processos. Essas representações gráficas oferecem uma visão clara e organizada do fluxo de trabalho, facilitando a compreensão, identificação de problemas e oportunidades de melhoria.
Com um fluxograma, é possível padronizar os procedimentos, otimizar a comunicação interna e treinar equipes de forma eficaz. Além disso, os fluxogramas permitem uma análise mais precisa dos processos, possibilitando a identificação de gargalos, redução de custos e melhoria contínua.
Ao adotar o uso de fluxogramas, as empresas aumentam sua eficiência, qualidade e capacidade de adaptação, impulsionando o sucesso e a competitividade no mercado atual.
